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La dématérialisation des documents : une étape cruciale pour développer la productivité en entreprise


Les chefs d’entreprise portent un intérêt croissant pour la dématérialisation. La numérisation des documents facilite grandement les échanges au sein d’une société. D’ailleurs, cette transformation est désormais incontournable compte tenu de l’article 220 de la loi Macron. Avant de mener tous les changements nécessaires, il convient toutefois de chercher la meilleure solution pour adopter cette technologie.

Les avantages tirés de la dématérialisation

Après l’informatisation des différents services, de nombreux dirigeants songent maintenant à dématérialiser les documents. Le « zéro papier » permet effectivement de réaliser d’importantes économies financières. En effet, les responsables parviennent à réduire les dépenses d’approvisionnement. Il ne s’agit pas uniquement de limiter l’usage du papier. Ce changement n’oblige plus les collaborateurs à se servir systématiquement d’une imprimante. Cette transformation évite ainsi à l’entreprise d’acquérir plusieurs cartouches d’encre.

La dématérialisation donne également les moyens d’économiser de l’espace. Grâce à cette solution, les dossiers ne s’empileront plus sur le bureau des salariés. De plus, on n’aura plus à aménager une salle d’archive. Ce détail sera particulièrement important pour les PME puisqu’elles manquent souvent de moyen pour louer un local spacieux.

Enfin, l’utilisation des pièces dématérialisées contribue à simplifier les formalités administratives. En temps normal, une facture ou même une demande de congé sera acheminée entre différents services avant d’être validée. Avec la numérisation des documents, il est inutile de se déplacer d’un département à l’autre pour remettre un dossier quelconque. L’intégralité de la procédure se fera à l’aide du système d’information de l’entreprise. Cette solution permet d’économiser du temps et de développer la productivité de l’enseigne par la même occasion. Pour profiter de tous ces avantages, il est toutefois crucial de se doter d’une technologie répondant aux besoins de la société.

Choisir une solution de dématérialisation : les points à prendre en compte

Contrairement aux idées reçues, la dématérialisation ne consiste pas uniquement à numériser les documents. Les pièces dématérialisées doivent répondre à des normes.

À titre d’exemple, la facturation numérique obéit à une réglementation spécifique. L’enseigne a l’obligation d’apposer une signature électronique qui lui est propre. Par ailleurs, on usera d’un système d’horodatage normalisé. Pour accéder à cette technologie, les chefs d’entreprise ont intérêt à solliciter des prestataires spécialisés.

D’ailleurs, l’article 220 de la loi Macron impose la dématérialisation des factures aux établissements du secteur privé. Cette transformation semble également obligatoire pour les acteurs des marchés publics avec la création du portail Chorus Pro.

Dans ce contexte, les dirigeants doivent absolument trouver un partenaire de confiance dans ce domaine. Heureusement, ils peuvent dénicher de nombreux candidats directement sur internet. Quoi qu’il en soit, on cherchera avant tout un outil qui permet de déposer plusieurs factures par une seule manœuvre. Cependant, plusieurs autres possibilités s’offrent aux intéressés. Pour les découvrir, il suffira de contacter un prestataire.

 




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